Règlements généraux – Association des résidants du lac Carillon

Association des résidants du Lac Carillon ( Arc )

Les règlements généraux ont été approuvé lors de l’assemblée générale du 5 octobre 2024

Sommaire

Chapitre 1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 3

Chapitre 2. TYPES DE MEMBRES 4

Chapitre 3. LES ASSEMBLÉES DE LA CORPORATION 4

Chapitre 4. CONSEIL D’ADMINISTRATION 7

Chapitre 5. RÔLE DES OFFICIERS 8

Chapitre 6. DISPOSITIONS FINANCIÈRES 10

Chapitre 7. AMENDEMENT AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 11

Chapitre 8. CLAUSE DE DISSOLUTION DE LA CORPORATION 11

Chapitre 9. CLAUSE DE DÉFUSION DES SECTEURS 11

Chapitre 10. MODIFICATION AUX RÉGLEMENTS GÉNÉRAUX 12

LEXIQUE

ARC : L’abréviation ARC signifie l’Association des Résidants du lac Carillon Inc.

Assemblée générale : Le terme assemblée générale, si non spécifié autrement, signifie l’assemblée générale régulière de l’ARC.

Assemblée sectorielle : Le terme assemblée sectorielle, est utilisé pour désigner une assemblée des membres d’un secteur, soit Notre-Dame-de-Montauban ou Saint-Ubalde.

Assemblée générale spéciale : Le terme assemblée générale spéciale est utilisé pour désigner une assemblée générale spéciale de l’ARC.

Conseil d’administration (CA) : Le terme conseil d’administration est utilisé pour désigner le conseil d’administration de l’ARC.

Corporation : Le terme corporation est utilisé pour désigner l’Association des Résidants du lac Carillon Inc.

Municipalités : Le terme municipalités si non spécifié autrement signifie les municipalités de Notre-Dame-de-Montauban (NDDM) et de Saint-Ubalde (St-Ubalde).

Propriétaire : Le terme propriétaire signifie les propriétaires et/ou les locataires lorsqu’il s’agit de terre publique.

Secteur : Le terme secteur désigne les municipalités sur le territoire de la corporation

Sous-secteurs : Le terme sous-secteurs désigne les zones de regroupement des membres à l’intérieur d’une municipalité.

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
  1. 1. Nom

Nous désignons sous le nom de « Association des Résidants du lac Carillon Inc. (ARC) », l’ensemble des membres reconnus par ladite corporation.

1. Nature

La corporation est une communauté locale qui rassemble les propriétaires dans le secteur du lac Carillon.

1. Structure

La corporation se dote d’une structure globale pour la gestion et ses orientations générales et d’une structure parallèle pour chacun des secteurs qu’elle représente. De cette manière, chacun des secteurs peut avoir jusqu’à 3 représentants pour gérer les affaires courantes, en plus d’un président nommé peu importe le secteur de sa propriété.

1. Mission

La corporation se dote de la mission suivante : Promouvoir l’intégrité de l’environnement naturel du secteur du lac Carillon en faisant valoir auprès des instances publiques les préoccupations de ses membres tout en sensibilisant ces derniers à l’égard à leurs responsabilités portant sur l’objet de la mission de l’ARC

1. Statut légal

L’Association des Résidants du lac Carillon, corporation sans but lucratif, est fondée selon la Partie III de la Loi sur les compagnies et enregistrée selon la Loi sur la Publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales par une déclaration d’immatriculation à l’Inspecteur général des institutions financières du Québec.

1. Territoire

Le territoire de la corporation se situe dans les municipalités de Notre-Dame-de-Montauban et de Saint-Ubalde, municipalités riveraines du lac Carillon.

1. Siège social

Le siège social de la corporation est situé au lieu désigné par le conseil d’administration de la corporation.

1. TYPES DE MEMBRES
  1. 1. Membres

Sont reconnus comme membres de la corporation tous les propriétaires du secteur du lac Carillon résidant à proximité et ayant un accès désigné ou commun au lac.

1. Membres en règle

Sont reconnus comme membres en règle de la corporation, les membres qui ont payé, selon les modalités prévues par le CA, la cotisation annuelle. Les membres en règle sont par définition des membres votants aux assemblées en raison d’un seul vote par propriété.

1. Membres honoraires

Toute personne ayant rendu de grands services à la corporation peut, sur recommandation du conseil d’administration mérite l’honneur d’être nommée membre honoraire de la corporation^.Le statut de membre honoraire ne remplace pas celui de membre en règle et ne donne pas le droit de vote.

1. Cotisation

La cotisation annuelle est exigible par propriété. Le CA recommande annuellement le montant devant être versé pour être membre en règle de la corporation lors de l’assemblée générale. La cotisation minimale est de vingt dollars (20,00 $) par an.

La cotisation doit être payée à la date fixée par le conseil d’administration. Sur recommandation du CA et sur approbation de l’assemblée générale, une cotisation spéciale par municipalité pourrait être suggérée.

1. LES ASSEMBLÉES DE LA CORPORATION
  1. 1. Assemblée générale

L’assemblée générale a comme but de réunir l’ensemble des membres de la corporation pour gérer les affaires de la corporation.

1. Rôles et pouvoirs de l’assemblée générale

1. Élire les sept (7) membres du CA selon les règles suivantes : Les sept (7) personnes élues doivent être des membres en règle et représenter géographiquement l’ensemble des membres, c’est-à-dire un (1) président provenant soit de Notre Dame de Montauban ou de St-Ubalde et trois (3) représentants de chacune de ces municipalités, si possible. Les mandats de ces personnes ne seront pas renouvelés en même temps, à moins que la relève et le suivi des dossiers ne soient très bien assurés.

1. Les mises en candidature se feront au moyen de propositions. Le président de l’assemblée commencera par la première (1^re) mise en candidature et ainsi de suite pour vérifier si les personnes mises en candidature acceptent de se porter candidat. S’il y a plus d’une (1) personne mise en candidature sur le poste, le choix se fera par vote.

1. Déléguer au CA tous les pouvoirs nécessaires pour la réalisation des objectifs de la corporation et pour la saine gestion des affaires de la corporation;

1. Recevoir et approuver les rapports du CA; les états financiers et les prévisions budgétaires;

1. Désigner, si le besoin est, au plus deux (2) vérificateurs parmi les membres votants, pour vérifier les états financiers de la corporation;

1. Approuver les règlements généraux et les amendements s’il y a lieu;

1. Discuter de toute affaire jugée opportune pour le bien de la corporation.

1. Récurrence

Une assemblée générale doit se tenir une fois l’an sur une fin de semaine afin de favoriser le plus de participation.

1. Quorum

Le quorum de l’assemblée générale = le quorum du CA + 20% des membres en règle.

1. Ajournement

Si le quorum n’est pas atteint après une période de trente (30) minutes à partir de l’heure indiquée sur l’avis de convocation, la réunion est annulée et le CA pourra prendre toutes les décisions nécessaires à la saine gestion de la corporation.

1. Vote

1. Ont droit de vote les membres votants de la corporation. Un membre votant peut, par procuration écrite, déléguer son vote à un autre membre.

1. Les résolutions doivent être adoptées à la majorité simple, selon le prorata défini au paragraphe E-;

1. Les votes seront pris à main levée, sauf sur demande d’un membre votant de tenir un scrutin secret, cette demande devra être appuyée par cinq (5) autres membres votants;

1. Le président de l’assemblée devra s’abstenir de voter à moins que les votes ne s’annulent. Dans un tel cas, il aura le vote décisif. Sa décision pourra être différée, s’il en décide ainsi. En pareil cas, elle devra être diffusée à tous les membres en règle dans un délai de moins de soixante (60) jours;

1. Procès-verbal

Un procès-verbal de l’assemblée en cours devra être rédigé et transmis aux membres, ces derniers ont 30 jours pour transmettre leurs commentaires par la suite le procès-verbal est déclaré adopter. Les procès-verbaux seront conservés dans les archives de la corporation.

1. Assemblée générale spéciale

L’assemblée générale spéciale a comme but de réunir l’ensemble des membres de la corporation pour discuter et prendre position sur un ou des sujets spécifiques.

1. Rôles et pouvoirs de l’assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le C.A. ou demandée par dix (10) membres votants. Dans un tel cas, les requérants doivent acheminer la demande par courrier au CA. Cette demande doit spécifier le ou les sujets justifiant la tenue de l’assemblée générale spéciale et contenir les coordonnées des demandeurs ainsi que leur signature. – Il ne peut être discuté d’aucun autre sujet à cette assemblée que ceux inscrits dans l’avis de convocation.

1. Convocation

Si la demande pour la tenue de l’assemblée spéciale provient de membres votants (10), sur réception de la demande, le président pourra convoquer un CA dans les vingt-et-un (21) jours suivant sa réception et convoquer l’assemblée générale spéciale dans un délai de soixante (60) jours.

1. Quorum

La moitié (30 %) des membres votants incluant les membres du CA.

1. Ajournement

1. Vote

1. Ont droit de vote les membres votants de la corporation. Un membre votant peut, par procuration écrite, déléguer son vote à un autre membre.

1. Les résolutions doivent être adoptées à la majorité simple, selon le prorata défini à l’article 3.3.E.

1. Assemblée générale sectorielle

Une assemblée sectorielle des membres d’un seul secteur peut être tenue considérant des besoins spécifiques à leur secteur.

Lors d’une telle assemblée, les membres du CA doivent être invités, la vice-présidence du secteur doit être représentée et un procès-verbal de cette rencontre devra être diffusé à l’ensemble des membres de la corporation.

1. Rôles et pouvoirs de l’assemblée sectorielle

Les sujets et décisions prises lors des assemblées sectorielles doivent être en lien avec la mission soit l’article 1.4-. Les membres de l’assemblée sectorielle ne peuvent prendre d’orientations ou de décisions pour l’ensemble des membres de l’ARC. Les décisions prises par les membres d’un secteur, n’impliquent donc que les membres du secteur concerné.

1. Convocation

L’assemblée sectorielle doit être convoquée par le président, trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée.

1. Quorum

La moitié (50 %) des membres votants du secteur incluant les membres du CA.

1. Ajournement

1. Vote

1. Ont droit de vote les membres votants de la corporation. Un membre votant peut, par procuration écrite, déléguer son vote à un autre membre.

1. Les résolutions doivent être adoptées à la majorité simple. (50% +1)

1. CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
  1. 1. Membres

Le CA, formé de sept personnes bénévoles, tel que spécifié à l’article 3.1.1 A et ci-après nommés officiers, est mandaté par l’assemblée générale pour assurer, en son nom, la gestion de la corporation entre deux (2) réunions de l’assemblée générale.

1. Rôles et pouvoirs

1. Pourvoir aux fonctions de présidence, vice-présidence, trésorerie, secrétariat et représentation des secteurs; ces postes sont déterminés par le CA lors de la réunion suivant l’assemblée générale

1. Préparer s’il y a lieu, les prévisions budgétaires à partir de la planification annuelle, les présenter et les faire approuver à l’assemblée générale;

1. Voir à ce que soient recueillis les fonds destinés à l’organisation et au développement de la corporation;

1. Réviser périodiquement s’il y a lieu, les prévisions budgétaires en cours d’année et autoriser les initiatives et les dépenses dans le cadre du budget;

1. Préparer et approuver s’il y a lieu, les états financiers et les présenter pour adoption à l’assemblée générale;

1. Établir les règles pour un bon fonctionnement de la corporation;

1. Recommander des politiques d’ensemble destinées à assurer une certaine unité dans la corporation;

1. Planifier et autoriser certaines activités pour les membres;

1. Partager entre les membres du CA, la responsabilité des dossiers importants;

1. Faire rapport à l’assemblée générale de ces différents dossiers;

1. S’adjoindre, à titre de bénévole ou à titre de chargé de projet, toute personne jugée nécessaire au bon fonctionnement de la corporation. Ces personnes ne font pas partie du conseil d’administration, mais peuvent y être invitées.

1. Assurer la communication envers tous ses membres en règles.

1. Convocation

La réunion du CA doit être convoquée par le président au moins quatorze (14) jours avant sa tenue à moins d’une renonciation de ses membres.

1. Quorum

Le quorum est la moitié plus un (50 % +1) du nombre des membres pour la tenue des réunions du CA.

1. Ajournement

Si le quorum n’est pas atteint après une période de trente (30) minutes à partir de l’heure indiquée sur l’avis de convocation, la réunion est annulée

1. Vote

Ont droit de vote, tous les membres du CA. Le président de l’assemblée devra s’abstenir de voter. En cas d’égalité, le président aura le vote décisif. Sa décision pourra être différée. S’il en décide ainsi, elle devra être diffusée à tous les membres du CA dans un délai de 15 jours.

1. Procès-verbaux

Le secrétaire du CA rédige un procès-verbal des réunions qui sera approuvé lors d’une prochaine réunion et conservé dans les archives de la corporation.

1. Vacances

Lorsqu’un poste électif devient vacant, le CA voit à assumer l’intérim jusqu’à la prochaine assemblée générale.

1. Année financière

L’année financière débute le premier (1^er) jour de janvier pour se terminer le trente et unième (31^e) jour de décembre.

1. Frais de déplacement

Les membres du CA ne reçoivent aucune rémunération, à l’exception des frais de déplacement légalement encourus dans le cours normal des affaires de la corporation et qui sont autorisés par la « Ligne de conduite concernant le remboursement des dépenses occasionnées pour l’ARC »

1. RÔLE DES OFFICIERS

Désignation ; Les officiers de la corporation sont le président, les vice-présidents, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler 2 fonctions

Rémunération: Aucun officier de la corporation ne sera rémunéré.

Désignation de pouvoirs: En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de tout officier de l’association, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, le président pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout membre du conseil d’administration

1. Président

La personne élue au poste de président devient par le fait même président de la corporation. Son mandat est valable pour deux (2) ans et est renouvelable.

1. Rôle

Convoquer les réunions du CA, de l’assemblée générale et de l’assemblée générale spéciale selon les modalités prévues dans les règlements généraux;

1. Assurer la présidence des réunions du CA et de toute assemblée générale et générale spéciale;

1. Assister s’il le désire à toute assemblée sectorielle;

1. Faire rapport aux membres des réalisations du CA;

1. Représenter la corporation auprès des différents intervenants;

1. S’assurer de l’exécution de toute tâche qui lui est confiée par le CA;

1. Le président peut déléguer l’une ou l’autre des tâches ci-haut mentionnées à un autre membre du CA.

1. Promouvoir la corporation auprès de membres du secteur.

1. Vice-président

La personne élue au poste de vice-président devient par le fait même vice-président de la corporation. Son mandat est valable pour deux (2) ans et est renouvelable.

1. Rôle

1. Relever la présidence à sa demande ou lors de son absence

1. Remplir toutes les tâches qui lui sont confiées par le président et les membres du CA.

1. Représenter le CA au sein des membres de la corporation et des différents intervenants;

1. Promouvoir la corporation auprès de membres du secteur.

1. Secrétaire

La personne choisie ou élue par le CA au poste de secrétaire du CA devient par le fait même secrétaire de la corporation. Son mandat est valable pour deux (2) ans et est renouvelable. Le rôle du secrétaire, en tout ou en partie, peut être délégué à sa demande à un autre membre du CA.

1. Rôle

1. Rédiger les procès-verbaux des réunions du CA;

1. Assurer la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et générales spéciales;

1. Voir à ce que soient tenus à jour les dossiers officiels de la corporation;

1. Être gardien du sceau, des archives et de tout document officiel.

1. Remplir toutes les tâches qui lui sont confiées par le président et les membres du CA.

1. Représenter le CA au sein des membres de la corporation et des différents intervenants;

1. Promouvoir la corporation auprès de membres du secteur.

1. Trésorier

La personne choisie ou élue par le CA au poste de trésorier du CA devient par le fait même trésorier de la corporation. Son mandat est valable pour deux (2) ans et est renouvelable.

1. Rôle

1. Assurer la correspondance demandée pour la bonne administration des affaires de la corporation;

1. Préparer s’il y a lieu, en collaboration avec les membres du CA, les prévisions budgétaires et les faire approuver;

1. S’assurer d’un système comptable adéquat et que les sommes dues ou à recevoir soient acquittées ou reçues à temps;

1. Préparer les rapports financiers périodiques et annuels et les présenter au CA ainsi qu’à l’assemblée générale;

1. Remplir toutes les tâches qui lui sont confiées par le président et les membres du CA.

1. Représenter le CA au sein des membres de la corporation et des différents intervenants

1. Promouvoir la corporation auprès de membres du secteur.

1. Les administrateurs

Les personnes élues à titre d’administrateurs du CA deviennent par le fait même administrateurs de la corporation. Leur mandat est valable pour deux (2) ans et est renouvelable.

1. Rôle

1. Remplir toutes les tâches qui lui sont confiées par le président et les membres du CA.

1. Représenter le CA au sein des membres de la corporation et des différents intervenants;

1. Promouvoir la corporation auprès de membres.

1. Les comités de travail

1. Comité de travail : Les membres du conseil d’administration donnent à l’occasion des mandats à des comités de travail pour élaborer une proposition en cohérence avec le plan stratégique.

1. Fonctionnement : le comité de travail n’est pas décisionnel et doit faire rapport au conseil d’administration du déroulement de leur travaux, Ils peuvent s’adjoindre des personnes ressources pour exécuter leur mandat. Ils désignent un membre du conseil à titre de porte parole du comité.

1. DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Année financière : L’exercice financier de l’association de terminera le 31 décembre de chaque année

Livres de comptabilité: Le conseil d’administration fera tenir par le trésorier de l’association un ou des livres comptables dans lequel seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’association, tous les biens détenus par l’association et toutes autres transactions financières

Vérification: Une vérification comptable sera effectuée annuellement par une autre personne non inclus dans le conseil d’administration

Approbation: toutes les dépenses sont approuvées par le conseil d’administration par résolution.

Signataires : Le compte de l’association est un compte à double signature pour l’émission d’un chèque, transfert ou virement. Le trésorier et un membre du conseil désigné approuvent les retraits du compte.

1. AMENDEMENT AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
  1. 1. Les règlements généraux de la corporation peuvent être modifiés pourvu que l’amendement proposé :

1. Ait été reçu au préalable par le CA à l’adresse officielle de la corporation au plus tard le premier
  (1^er) juin;

1. Soit inclus à l’avis de convocation de l’assemblée;

1. Soit adopté à la majorité des deux tiers (2/3) des membres votants présents lors de l’assemblée générale

1. CLAUSE DE DISSOLUTION DE LA CORPORATION
  1. 1. Advenant une dissolution de la corporation :

1. Après réception des comptes recevables et paiement des comptes dus, le solde sera placé dans un compte d’épargne.

1. Au moment de la dissolution, le CA dressera l’inventaire des biens meubles et immeubles. Ceux-ci seront vendus et l’argent sera déposé au compte cité au point a) de l’article 8.1

1. Le CA en place à la dissolution s’occupera de liquider l’argent en banque de la façon suivante :

Si le solde au compte est inférieur à cinq cents dollars (500,00 $), cette somme sera divisée entre les membres du CA, moins les frais de l’exercice de dissolution.

Si le solde au compte est supérieur à cinq cents dollars (500,00 $), cette somme sera redistribuée, moins les frais de l’exercice de dissolution, entre les membres en règle à la date de la dissolution.

1. CLAUSE DE DÉFUSION DES SECTEURS
  1. 1. Ce droit de « dé fusion », peut être obtenu de deux (2) manières :

1. Par une décision unanime des membres du conseil d’administration;

1. Par une demande des membres en règle majoritaires soit la moitié plus un (50 % + 1) d’un (1) des deux (2) groupes. Les requérants doivent acheminer la demande au président du CA par courrier recommandé;

1. Cette demande doit spécifier le ou les sujets justifiant cette demande et contenir les coordonnées des demandeurs ainsi que leur signature.

1. Dans un délai de soixante (60) jours de la date de réception de la demande de « dé fusion », le président annoncera à l’ensemble des membres la décision du Conseil d’administration et les mesures qui seront prises.

1. Continuité et nom

Pour les membres de l’ARC de St-Ubalde, s’il y a « dé fusion », les officiers en place appliqueront les règlements généraux de 1995 et présenteront aux membres en assemblée générale la suite des choses.

S’’il y a « dé fusion ».Le nom de l’Association des Résidants du lac Carillon Inc. – ARC, appartient aux résidants de St-Ubalde

1. MODIFICATION AUX RÉGLEMENTS GÉNÉRAUX

Adoption : 1995

Modification : 10/1998 Articles : 2.2 et 3.6.A

Modification : 2008 – Fusion NDDM & St-Ubalde

Modification : 10/2009 – Article : 3.5

Modification : 10/2011 – Article : 3.6

Modification : 05/2016 – Nouvelle image de l’ARC

Modification : 06/2024 –

Les règlements généraux précédemment énumérés ont été proposés et adoptés lors de l’assemblée générale 2024 de l’association.

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Président de l’association – Jean-François Doré

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Vice – Président Notre Dame de Montauban Vice-Présidente St-Ubalde

Donald Dryburgh Carole paré